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Voyages d'affaires : quelles précautions durant la période Covid ?

Voyages d’affaires : quelles précautions prendre durant la période pandémique?

La crise sanitaire Covid-19 a eu des impacts profonds sur le secteur des voyages d’affaires. L’ensemble du secteur touristique a souffert de cette conjoncture totalement inédite, dont les conséquences immédiates se sont prolongées depuis, avec diverses nuances selon les lieux. Alors qu’une sortie de crise s’annonce grâce à l’expansion de la vaccination, celle-ci ne se fera pas de façon homogène, et les différents métiers concernés par les voyages d’affaires doivent s’adapter. Voici un petit guide pour vous qui êtes concernés, dirigeants, consultants ou encore experts.

Voyages d’affaires : Les contraintes légales

Avant tout, il importe d’être en règle. Avec la législation française, bien sûr, mais aussi avec les cadres légaux des pays visités. Explications.

Les contraintes légales françaises

Les voyages d’affaires à l’international, au départ de la France, sont très encadrés depuis le début de la crise sanitaire. Il y a une distinction qui s’opère entre voyage d’affaires vers un pays membre de l’Union Européenne, et voyage d’affaires vers un pays hors de l’Union Européenne. Certains pays limitrophes (Andorre, Islande, Liechtenstein, Saint-Marin, le Saint-Siège, Monaco, la Norvège et la Suisse) sont soumis aux mêmes règles que les destinations faisant partie de l’UE. Au départ de la France il est donc tout à fait possible de se rendre dans ces pays européens. Toutefois, il est nécessaire de se renseigner sur les restrictions éventuelles imposées par les pays destinataires relativement à l’entrée sur leur territoire.
Voyager en dehors de l’UE est plus compliqué, c’est même interdit en dehors de motifs impérieux. Il existe toutefois des motifs professionnels recevables: il convient de prouver que le voyage d’affaires est vital pour l’entreprise, et de se munir de tous les documents demandés. Le motif du voyage doit être précisé par écrit, et vous devez disposer de documents prouvant son caractère indispensable à la poursuite de l’activité économique. C’est la compagnie de voyage qui reçoit ces documents indispensables, y compris l’attestation mise à disposition sur le site du ministère de l’intérieur.

Les contraintes légales par zones de destination

Certains pays européens ont des règles d’entrée spécifiques qu’il faut impérativement connaître. Par exemple, si vous venez de France et allez en Pologne pour un voyage d’affaires, vous devrez vous soumettre à une quarantaine de dix jours, sauf à venir en voiture particulière. Cela peut-être contraignant pour la bonne marche de votre activité.
Si votre voyage justifie une sortie du territoire, et encore plus s’il justifie une sortie de l’Union Européenne, vous devez impérativement connaître les règles relatives à la zone de destination, celles édictées par le pays d’accueil, et enfin les règles relatives au retour en France.
Voyager en Afrique ou en Amérique est possible, mais les conditions sont souvent drastiques et relèvent de la nécessité économique de premier ordre. Les visas d’affaires peuvent être suspendus, comme c’est le cas aux Etats Unis : le voyage est possible, mais soumis à détention d’un test PCR négatif daté de moins de trois jours et de tous les justificatifs précités. Mais si l’on prend l’exemple du Congo, les restrictions sont différentes : un test sera réalisé à l’arrivée dans le pays. Pour votre retour en France depuis l’Afrique, comme depuis d’autres continents, vous devrez être en mesure de présenter une attestation sur l’honneur déclarant l’absence de symptômes et la non fréquentation de personnes infectées.

Les contraintes liées aux prestations

Les acteurs privés du secteur des voyages d’affaires ont aussi leurs règlements. Il est bon d’y être attentif, tout au long du déplacement.

Les compagnies aériennes

Les compagnies aériennes aériennes sont bien évidemment au fait des évolutions légales concernant les destinations qu’elles desservent. Elles sont réceptionnaires des documents légaux nécessaires au voyage d’affaire et sont donc en partie responsables du respect des dispositions en vigueur.
Outre ces aspects légaux, les compagnies aériennes prennent leur propres dispositions, faisant parfois même preuve de créativité pour rendre la reprise des voyages d’affaires post-covid plus attractive. Par exemple, British Airways propose un système de test salivaire express, relié à une application mobile, permettant de fluidifier la validation de la procédure d’embarquement : un gain de temps appréciable ! Certaines adaptations sont plus douloureuses, annonçant une véritable problématique autour des tarifs dans les mois et années qui viennent: la Lufthansa par exemple met fin à la gratuité de la restauration en classe économique, et des évolutions tarifaires sont à redouter.

Les secteurs économiques concernés dans les pays d’accueil

La crise sanitaire, en entraînant l’annulation de nombreux voyages d’affaires, a enclenché un engrenage très dangereux pour l’essentiel du secteur du tourisme. C’est très remarquable en France, car le pays est rien moins que la première destination mondiale pour le tourisme d’affaires: pour le secteur de l’hôtellerie, cela représente entre 50 et 70% du chiffre d’affaires annuel en temps normal. Ce type d’impact est assez significatif à l’étranger, dans les pays où des salons professionnels et congrès se tiennent.
Le secteur de l’hôtellerie n’est pas le seul à être impacté : pensons aux restaurateurs, aux taxis, aux prestataires de services divers, d’accueil, d’activités événementielles au sein de séminaires…cela impacte autant de petits entrepreneurs que de grands groupes.

Les contraintes spécifiques aux métiers

En plus des contraintes légales et de celles liées aux prestataires susceptibles de les accueillir, les particularités liées aux métiers concernés par les voyages d’affaires font que les impacts de la crise sanitaire sont inégaux. Dans le cas de salons, les PME et artisans sont clairement parmi les plus impactés. En effet, le contact direct avec le client, ou avec des partenaires potentiels lors des salons peut représenter jusqu’à 12% du chiffre d’affaires. Pour les entreprises, les séminaires incentives sont devenus très difficiles à mettre en place et les sociétés d’événementiel en souffrent. De fait, les cadres légaux ne laissent que des marges étroites aux dirigeants, consultants ou autres conseillers, susceptibles de se déplacer de façon individuelle.

Voyages d’affaires : comment s’adapter au contexte épidémique?

Poursuivre son activité est vital: cette année de crise a permis de faire preuve de résilience grâce au numérique. Faut-il poursuivre, ou se faire accompagner vers une reprise des voyages d’affaires?

Le travail à distance

S’il est bien un secteur ayant su tirer parti de la crise sanitaire, c’est bien celui du numérique. On connaît l’importance prise par les outils digitaux dès le printemps 2020, et force est de constater que la digitalisation, déjà bien engagée, a connu une forte accélération. Effectivement, un certain nombre d’événements se tiennent à distance, depuis plusieurs mois, bien que ce soit techniquement impossible pour les salons ou séminaires, par exemple. Les réunions via des outils tels que Zoom sont devenues tout à fait communes. En ce qui concerne les voyages d’affaires, cela pose la question de la reprise d’un certain nombre d’entre eux: quelle est la pertinence, économique et en termes de gain de temps, d’un voyage pour une réunion entre dirigeants? Il en va de même pour certaines missions de consultants. Les outils digitaux ont permis la poursuite d’une activité de consulting soutenue, et il est possible que seules les activités de conseil en accompagnement soutenu ou technique reprennent la forme de voyages d’affaires. De fait, cette accélération de la transformation digitale risque fort d’impacter la reprise d’activité du secteur: nombre d’entreprises, de clients, mais aussi de consultants eux-mêmes auront un certain intérêt à poursuivre l’utilisation des outils numériques, même après la crise.

Le portage salarial gère historiquement les voyages d’affaires

Face aux déboires d’un secteur en crise, et à la complexité des procédures sanitaires, il est probable que de nombreux cadres hésitent à reprendre les voyages d’affaires. Et pourtant, dans bien des cas ils pourraient le faire, si c’est dans leur intérêt. Pour cela, un accompagnement peut s’avérer être rassurant, en apportant toutes les solutions adaptées pour un voyage fluide. Sont concernés par les voyages d’affaires les dirigeants, les consultants, des experts de divers métiers: en somme, des cadres. Soutenus par une entreprise, il leur est possible de bénéficier d’une marche à suivre. Mais les indépendants peuvent être plus frileux et leur activité en sera impactée. Le portage salarial est une solution intéressante, surtout dans le cadre d’une reprise d’activité en présentiel et de voyages d’affaires. L’accompagnement des consultants portés à l’international est la spécialité de sociétés de portage salarial susceptibles d’organiser le déploiement à l’international une activité indépendante de consulting. Les freins sont nombreux pour le consultant indépendant, et pourtant les experts et consultants français sont très recherchés à l’étranger. Le portage salarial peut leur permettre de lever ces freins, en s’occupant des études de faisabilité, simulations financières, assistance juridique et administrative dédiée, et ce en plus de l’allègement administratif qu’il permet ordinairement.

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